Si de habitual, gestionar el correo electrónico y las aplicaciones de mensajeria como whatsapp en nuestros puestos de trabajo, ya nos genera ciertos conflictos, intentar conciliarlo desde casa, sin unos criterios bien definidos, lo puede convertir en un barrera infranqueable para alcanzar un mínimo de productividad.
Prácticamente en paralelo a la irrupción del correo electrónico, surgió la necesidad de establecer unas mínimas normas de urbanidad que acabaron aglutinadas bajo el concepto de “Netiqueta” y que afectaban no solo al correo sino también a la interacción en foros, chats, etc. (Usar mayúsculas se interpreta como sinónimo de hablar a gritos, mejor no poner por escrito lo que no te atreverías a decir cara a cara,…)
El paso del tiempo ha generado la necesidad de reglas de uso orientadas a la seguridad, tema sobre el que espero profundizar en un futuro post a pesar de que ya hay mucha información publicada al respecto, pero hoy quería hacer mención a un aspecto del uso del correo electrónico, y de otras vía de comunicación como whatspap por ejemplo, más desatendido, como es el uso eficiente del mismo, para aumentar la productividad, o como mínimo, para evitar sabotear nuestro propio trabajo y el de los demás.
Un buen punto de partida sería pensar en que el teléfono sigue existiendo, y siendo útil para las urgencias, y que correos y chats, lo que nos facilitan es enviar un mensaje o información, permitiendo que el receptor lo lea cuando le sea más conveniente. Es decir: No exijamos respuesta inmediata.
El siguiente aspecto a considerar: en la mayoría de los casos, y salvo que seamos un call center, deberíamos planificar nuestro trabajo y no dejar que sea la bandeja de correo electrónico la que nos dicte lo que tenemos que hace en los próximos 10 minutos.
Estaría bien que decidamos cada cuanto accederemos al correo y al chat, (¿al inicio y al final de la mañana y la tarde?, ¿Una vez cada dos horas?, ¿una vez cada 9 minutos? . Salvo que estés aburrido, -si lo estás procura que tu jefe no se entere- lo que no tiene sentido es mirar continuamente para ver si ha llegado algo.
Si como nos pasa a más de uno, recibimos decenas de correos diariamente, ¿hemos de abrirlos y responderlos todos? Lo ideal sería pactar en nuestra organización un sistema de codificación de correos: En el asunto todo mensaje debe llevar indicado el nombre del Tema o Proyecto, si es informativo o requiere respuesta y si es urgente o no. Ello permitiría que si tengo programado dedicarme mañana a trabajar en determinado proyecto, (no hoy), los correos relativos a dicho proyecto, no deberían interferir en la programación de mi trabajo actual: los abriré mañana. Y sobre todo, Urgente solo sí realmente es urgente. De lo contrario se pierde el sentido.
Al reenviar un correo, o responderlo, ¿es preciso hacerlo con todas las copias de los ficheros anexos del primer envío? Porque despues de enviar un fichero de 1 Mg a 3 personas a la tercera interacción, en el servidor de correo hay 37 Mg de fichero duplicado.
Otro aspecto a considerar es asegurarse a nivel corporativo de que todos los miembros de la organización tienes claro, al recibir un correo, que opciones tienen para gestionarlo: (Hacer, Delegar, Programar, Borrar o Archivar)
El correo es un sistema de comunicación, no de archivo, pero organizar un buen sistema de archivo es importante, (por temas, proyectos, personas,….) y conste que quizá en temas sensibles sea necesario, pero por lo general es literalmente estúpido guardar correos para sacarlos a relucir “…pues tu dijiste que…” porque no grabamos y guardamos todas nuestras conversaciones telefónicas…. ¿o sí?
Otros aspectos a considerar para optimizar el uso de las comunicaciones:
– Usar filtros para almacenar directamente los correos por carpetas
– Asegurarse antes de enviar un correo solo cuando es estrictamente necesario
– Asegurarse de poner en copia solo a las personas que lo precisan
– Atender especialmente al estilo de escritura: frases cortas, párrafos separados, ideas claras,….. menos es más (en este sentido, impagables estas reflexiones sobre como redactar d’en Quim Monzó)
Como receptores, evitar responder si no es estrictamente necesario, (en chat y grupos de Whatsapp por ejemplo, que los 20 participantes respondan ok o gracias a cada envío de información acaba con la memoria de cualquier Smartphone y la paciencia de cualquier emisor).
Usa las herramientas adecuadas: si quieres comunicar, pero no precisas respuestas, no uses correos o whatsapp, crea un canal de Telegram (público o privado).
Fuera del ámbito estrictamente laboral, si hablamos de Whatsapp, deberíamos atender a cosas como enviar los mensajes a horas adecuadas, evitar el reenvío de bulos y mensajes de cadenas, utilizar una plataforma de integración de cuentas, usar una cuenta para el trabajo, otra para uso personal y una tercera para suscripciones y recepción de información….
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